Khi bắt đầu học Excel, thì bạn nên tìm hiểu về cách nhập dữ liệu. Cách nhập dữ liệu trong Excel tương đối khác với trình soạn thảo văn bản word. Đối với word thì bạn nhập dữ liệu từ trên xuống dưới, còn đối với Excel thì cách nhập như thế nào?
Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn cho bạn, cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu trong Excel làm sao cho hiệu quả và tiết kiệm thời gian nhất.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đọc thêm:
- Cách xuống dòng trong Excel
- Cách thêm cột và dòng trong Excel
Giả sử như mình có bảng dữ liệu sau đây:
Bây giờ mình sẽ hướng dẫn cho bạn, cách nhập dữ liệu trên vào bảng tính Excel nhé!
1. Cách nhập dữ liệu trong Excel
Khi nhập dữ liệu vào bảng tính Excel, thì bạn cần lưu ý 3 điều này cho mình:
Lưu ý
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đối với những bạn mới sử dụng Excel, khi nhập liệu thì thông thường bạn hay kẻ bảng trước. Tuy nhiên cách làm này sẽ mất thời gian hơn, vì bạn phải đếm bảng có bao nhiêu cột và dòng để mà kẻ. Thay vì vậy, bạn nên nhập hết tất cả dữ liệu và xử lý công thức xong, thì khi đó bạn mới kẻ bảng sẽ nhanh hơn, mà không cần phải chỉnh sửa gì nữa.
- Không nên canh chỉnh và định dạng cho dữ liệu, khi chưa nhập dữ liệu và xử lý công thức xong. Ví dụ như canh giữa dữ liệu…
- Để nhập dữ liệu nhanh thì nên hạn chế sử dụng chuột nhé, lúc đầu có vẻ khó khăn nhưng luyện tập nhiều thì bạn sẽ thành thạo.
Còn bây giờ, mình sẽ hướng dẫn cho bạn cách nhập dữ liệu trong bảng tính Excel.
Khi nhập dữ liệu trong bảng tính Excel, bạn nên nhập từ trái qua phải. Tức là ở đây, đầu tiên bạn nên nhập hết dòng tiêu đề, bắt đầu từ trái sang phải cho đến hết nội dung của dòng.
Việc này sẽ giúp ích cho bạn, tránh nhập nhầm dữ liệu hoặc thiếu sót dữ liệu.
Chọn vào ô để bắt đầu nhập dữ liệu, sau đó bạn tiến hành gõ nội dung. Sau khi gõ xong, thì bấm Phím Tab để di chuyển sang ô bên cạnh ở bên phải để nhập dữ liệu tiếp theo. Bạn cứ thực hiện như vậy cho đến hết nội dung của dòng.
Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng 4 phím mũi tên để di chuyển giữa các ô dữ liệu trong Excel.
Sau khi nhập hết dữ liệu trên 1 dòng rồi, tại ô cuối cùng của dòng, bạn bấm tổ hợp phím Ctrl + mũi tên sang trái, để con trỏ chuột quay trở lại ô đầu tiên của dòng.
Bấm vào mũi tên xuống để di chuyển xuống ô ở dưới. Rồi bạn tiếp tục gõ, cứ như vậy cho đến hết nội dung dữ liệu.
Khi nhập dữ liệu xong, mà thấy cột quá nhỏ không hiển thị hết nội dung. Thì bạn rê chuột lên biên bên phải của cột đó, thấy xuất hiện dấu cộng màu đen, thì bạn bấm đúp chuột.
Lúc này cột sẽ tự động giãn ra để hiển thị hết nội dung, tương tự bạn cũng làm đối với những cột còn lại.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bước tiếp theo chúng ta sẽ kẻ bảng cho nội dung của dữ liệu. Đầu tiên quét chọn toàn bộ nội dung mà bạn muốn kẻ bảng, sau đó vào Tab Home, chọn vào công cụ Border và chọn vào All Border để kẻ bảng.
Kết quả: Lúc này toàn bộ nội dung sẽ được kẻ bảng
Như vậy là đã xong việc nhập dữ liệu trong Excel, tuy nhiên khi nhập dữ liệu không tránh khỏi sự sai sót khi nhập nhầm dữ liệu.
Cách khắc phục là bạn chỉnh sử dữ liệu, bằng cách xóa dữ liệu cũ và thay vào nội dung dữ liệu mới. Cách chỉnh sửa dữ liệu trong Excel như thế nào, mời bạn qua phần 2.
2. Chỉnh sửa dữ liệu trong bảng tính Excel
Nếu muốn thay đổi dữ liệu mà bạn nhập vào bằng dữ liệu khác, thì bạn làm như sau:
Cách 1: Bấm chọn vào ô muốn chỉnh sửa, sau đó rê chuột lên thanh Formulal, sau đó bạn xóa dữ liệu cũ đi và gõ nội dung mới vào, sau khi sửa xong thì nhấn Enter để kết thúc.
Cách 2: Bạn cũng có thể sửa dữ liệu trực tiếp trên ô, bằng cách bấm đúp chuột vào ô mà bạn muốn sửa nội dung. Xóa nội dung cũ và gõ nội dung mới vào, sau đó bấm Enter để kết thúc.
Kết luận
Như vậy là trong bài viết này, mình đã hướng dẫn cho bạn cách nhập dữ liệu trong Excel. Lúc đầu có thể bạn chưa quen với cách nhập dữ liệu này, tuy nhiên khi thực hiện 1 thời gian mình tin bạn sẽ thực hiện nhập dữ liệu nhanh hơn.
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hy vọng kiến thức này sẽ hữu ích đối với bạn, chúc bạn thành công!
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
